คู่มือใช้งานแบบละเอียดที่อ่านง่ายขึ้น
คู่มือนี้จัดใหม่ให้ไล่อ่านง่ายขึ้น แบ่งเป็นหมวดชัด มีตัวอย่างการใช้งานจริง และภาพประกอบจากโหมด Sandbox ของแอป (ข้อมูลตัวอย่าง) เพื่อให้เห็นหน้าจอจริงประกบกับแต่ละหัวข้อ
- เจ้าของกิจการที่ออกเอกสารขาย ซื้อ รับเงิน หรือเอกสารภาษีเป็นประจำ
- ทีมที่ต้องเก็บข้อมูลบริษัท สินค้า และลูกค้าไว้ในระบบเดียว
- คนที่อยากลอง flow ก่อนใช้งานจริงผ่าน Sandbox
- ถ้าเพิ่งเริ่มใช้ ให้เริ่มจากหมวดเริ่มต้นใช้งานและข้อมูลพื้นฐาน
- ถ้าใช้งานอยู่แล้ว ให้ข้ามไปหมวดงานประจำวันได้ทันที
- ถ้าอยากหาเฉพาะเรื่อง ให้ใช้เมนูด้านซ้ายเพื่อกระโดดไปแต่ละหัวข้อ
- ตั้งค่าบริษัท
- เพิ่มสินค้าและบริการ
- เพิ่มลูกค้าและผู้ขาย
- เริ่มออกเอกสาร
- ติดตามชำระเงินหรือคลังสินค้า
เริ่มอ่านจากสิ่งที่คุณกำลังจะทำ
ถ้ายังไม่อยากอ่านยาวทั้งหน้า ให้เลือกจากเป้าหมายของคุณก่อน แล้วค่อยลงลึกในหัวข้อถัดไป
เริ่มจากลำดับที่ระบบพาไป: บริษัท → สินค้า → ลูกค้า แล้วค่อยกลับมาออกเอกสาร
ข้ามไปอ่านหมวดงานเอกสารเพื่อเข้าใจ flow หลักและสิ่งที่ควรเช็กก่อนบันทึก
เริ่มจากหน้าสินค้า/บริการ แล้วตามต่อด้วยหมวดคลังสินค้าเพื่อเข้าใจ stock และ min stock
ลองใน Sandbox ก่อน แล้วค่อยย้อนกลับมาอ่านคู่มือตามหน้าที่กำลังกดใช้งานจริง
เริ่มต้นใช้งาน
หมวดนี้เหมาะสำหรับคนที่เพิ่งรู้จักระบบหรือเพิ่งชำระเงินและกำลังจะตั้งข้อมูลชุดแรก
Grid Doc ทำอะไรได้บ้าง
Grid Doc คือระบบจัดการเอกสารธุรกิจที่รวมการตั้งค่าบริษัท สินค้า ลูกค้า งานเอกสาร การติดตามชำระเงิน และงานคลังสินค้าไว้ในที่เดียว จุดสำคัญคือข้อมูลแต่ละหน้าถูกเชื่อมกัน ทำให้กรอกครั้งเดียวและนำกลับมาใช้ซ้ำได้หลายงาน
ใช้เมื่อไหร่
- อยากเข้าใจภาพรวมก่อนเริ่มตั้งค่า
- อยากรู้ว่าหน้าไหนรับผิดชอบงานอะไร
- ต้องการอธิบายระบบให้ทีมเข้าใจในหน้าเดียว
สิ่งที่ควรรู้ก่อน
- เริ่มจากข้อมูลพื้นฐานก่อนเสมอ: บริษัท สินค้า ลูกค้า
- เมื่อข้อมูลพื้นฐานพร้อม การออกเอกสารจะเร็วขึ้นมาก
- หน้าติดตามชำระเงินและคลังสินค้าเป็นหมวดติดตามงานต่อจากการบันทึกข้อมูลแล้ว
ธุรกิจที่ใช้ระบบได้ครบ flow
บริษัทขายสินค้าสามารถตั้งค่าบริษัท เพิ่มสินค้าและลูกค้า แล้วใช้ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ พร้อมตามบิลค้างและดูคลังสินค้าได้ต่อเนื่องในระบบเดียว
แดชบอร์ดและเมนูหลัก
ภาพจากหน้าแดชบอร์ดหลังเข้าใช้งาน — เห็นเมนูหลักและ KPI สรุปงาน
เริ่มต้นใช้งานหลังสมัครและหลังชำระเงิน
หลังชำระเงิน ระบบจะพาคุณเข้า app และเช็กว่ามีข้อมูลตั้งต้นหรือยัง ถ้ายังไม่มีข้อมูลเลย ระบบจะเริ่ม setup flow ให้โดยพาไปที่หน้าจริงและเปิดฟอร์มจริงของระบบทันที
ทำอย่างไร
- สมัครหรือเข้าสู่ระบบ
- ชำระเงินและเข้าสู่ app
- ทำ setup flow ตามลำดับ บริษัท → สินค้า → ลูกค้า
- ถ้ายังไม่พร้อม สามารถกดข้ามและกลับมาทำทีหลังได้
แนวคิดของ flow นี้
- ไม่ต้องเรียนรู้ผ่าน popup ซ้อนหลายชั้น
- คุณกำลังใช้หน้าจริงของระบบตั้งแต่วันแรก
- เมื่อบันทึกครบ คุณพร้อมใช้งานเอกสารต่อได้ทันที
ผู้ใช้ใหม่ที่อยากเริ่มเร็วที่สุด
ถ้าคุณเพิ่งสมัครและยังไม่มีข้อมูลใดเลย ระบบจะเปิดฟอร์มเพิ่มบริษัทก่อน จากนั้นค่อยต่อด้วยสินค้าและลูกค้า โดยไม่ต้องเดาเองว่าควรเริ่มจากเมนูไหน
Setup flow — ฟอร์มบริษัทถูกเปิดให้
เมื่อเข้า setup flow ระบบพาไปหน้าจริงและเปิดฟอร์มให้กรอกทันที ไม่ใช่แค่ป๊อปอัปสอนใช้งานแยกต่างหาก
ตั้งค่าข้อมูลพื้นฐาน
หมวดนี้คือฐานข้อมูลที่ช่วยให้การออกเอกสารเร็ว แม่น และไม่ต้องพิมพ์ซ้ำทุกครั้ง
ตั้งค่าบริษัท
ข้อมูลบริษัทจะถูกใช้กับหัวเอกสาร โลโก้ ผู้ลงนาม และข้อมูลการรับเงิน ถ้าตรงนี้ครบตั้งแต่แรก งานเอกสารในภายหลังจะดูเรียบร้อยและพร้อมใช้งานทันที
ข้อมูลที่ควรกรอก
- ชื่อบริษัทภาษาไทยและภาษาอังกฤษถ้ามี
- เลขผู้เสียภาษี เบอร์โทร อีเมล และที่อยู่
- ประเภทสำนักงาน เช่น สำนักงานใหญ่หรือสาขา
- ชื่อผู้ลงนาม ตำแหน่ง โลโก้ และบัญชีธนาคาร/QR
ทำอย่างไร
- เข้าเมนูบริษัทของฉัน
- กดเพิ่มบริษัท
- กรอกข้อมูลภาษีและที่อยู่ให้ครบก่อน
- ใส่โลโก้ ผู้ลงนาม และข้อมูลรับเงินในรอบเดียวกัน
บริษัทขายสินค้า 1 บริษัท 1 สำนักงานใหญ่
กรอกชื่อบริษัท เลขภาษี ที่อยู่สำนักงานใหญ่ ผู้ลงนาม โลโก้ และบัญชีธนาคารให้ครบครั้งเดียว แล้วข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำไปใช้ซ้ำในเอกสารทุกฉบับ
ฟอร์มตั้งค่าบริษัท (ข้อมูลตัวอย่าง)
ตัวอย่างการแก้ไขบริษัทที่มีข้อมูลแล้ว — ใช้แท็บธนาคารสำหรับบัญชีรับโอนและ QR ได้ในรอบเดียวกัน
เพิ่มสินค้าและบริการ
หมวดนี้ช่วยลดการพิมพ์ชื่อรายการ ราคา หน่วย และภาษีซ้ำ ๆ และเป็นจุดเริ่มต้นของการเปิดใช้ stock สำหรับสินค้าที่มีของจริงในคลัง
ใช้เมื่อไหร่
- มีรายการที่ใช้ซ้ำบ่อยในเอกสาร
- อยากควบคุมราคาและข้อมูลภาษีให้คงที่
- ขายสินค้าที่ต้องติดตามจำนวนคงเหลือ
บริการ vs สินค้ามีสต๊อก
- บริการ เช่น ค่าติดตั้งหรือค่าที่ปรึกษา ไม่จำเป็นต้องเปิด stock
- สินค้าที่มีของจริงในคลัง ควรเปิด stock และกำหนดจำนวนเริ่มต้น
- ตั้ง `minStock` สำหรับสินค้าที่ต้องการเตือนก่อนของหมด
รายการบริการกับรายการสินค้า
ถ้าคุณขาย “ค่าติดตั้งระบบ” ให้บันทึกเป็นบริการโดยไม่เปิด stock แต่ถ้าขาย “เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ” ควรเปิด stock และระบุจำนวนเริ่มต้นกับจำนวนขั้นต่ำไว้ตั้งแต่ตอนสร้างสินค้า
ฟอร์มเพิ่มสินค้า / บริการ
เปิดใช้สต็อกเฉพาะรายการที่มีของจริง แล้วตั้งจำนวนเริ่มต้นกับขั้นต่ำเพื่อให้หน้าคลังเตือนได้ตรงจุด
เพิ่มลูกค้าและผู้ขาย
การแยกลูกค้าและผู้ขายให้ชัด ช่วยให้การเลือกใช้งานในเอกสารถูกต้อง และทำให้ข้อมูลติดต่อในแต่ละองค์กรเป็นระเบียบมากขึ้น
ข้อมูลที่ควรเก็บ
- ชื่อกิจการและรหัสลูกค้าหรือผู้ขาย
- เลขผู้เสียภาษี เบอร์โทร อีเมล และที่อยู่
- ประเภทสำนักงาน เช่น สำนักงานใหญ่หรือสาขา
- รายชื่อผู้ติดต่อหลายคนถ้ามีหลายแผนก
ทำอย่างไร
- แยกก่อนว่าเป็นลูกค้าหรือผู้ขาย
- เพิ่มข้อมูลภาษีและที่อยู่ให้ครบ
- เพิ่มผู้ติดต่อที่ต้องใช้งานจริง เช่น ฝ่ายขายหรือฝ่ายบัญชี
- ใส่หมายเหตุหรือเครดิตเทอมถ้าธุรกิจของคุณต้องใช้
ลูกค้าองค์กรที่มีผู้ติดต่อหลายคน
ในบริษัทเดียวกันอาจมีผู้ประสานงานฝ่ายขาย 1 คน และฝ่ายบัญชีอีก 1 คน การเก็บข้อมูลไว้ครบจะช่วยตอนออกเอกสารและตอนตามชำระเงินในภายหลัง
ฟอร์มเพิ่มลูกค้า / ผู้ขาย
แยกประเภทลูกค้ากับผู้ขายตั้งแต่ต้น แล้วใช้แท็บผู้ติดต่อเมื่อองค์กรมีหลายฝ่ายที่ต้องอ้างอิงในเอกสาร
การใช้งานประจำวัน
เมื่อข้อมูลพื้นฐานพร้อมแล้ว หมวดนี้คือสิ่งที่คุณจะใช้แทบทุกวัน ตั้งแต่ออกเอกสาร เก็บเงิน ไปจนถึงดูจำนวนคงเหลือ
การออกเอกสารและการเชื่อม flow
หน้าออกเอกสารคือหัวใจของระบบ เพราะเป็นจุดที่นำข้อมูลลูกค้า สินค้า ภาษี และรูปแบบเอกสารมาประกอบกันเป็นเอกสารจริงที่พร้อมพิมพ์หรือส่งออก
ทำอย่างไร
- เลือกประเภทเอกสารที่ต้องการสร้าง
- เลือกลูกค้าหรือผู้ขาย
- เพิ่มสินค้า/บริการที่ต้องใช้
- ตรวจ VAT, WHT, ภาษาเอกสาร และเลขเอกสาร
- ดู preview ก่อนบันทึก
flow ที่ใช้บ่อย
- ฝ่ายขาย: ใบเสนอราคา → ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี → ใบเสร็จรับเงิน
- จัดซื้อ: ใบขอซื้อ → ใบสั่งซื้อ → รับสินค้า
- การเงิน: ดูประวัติเอกสาร → ติดตามชำระเงิน → อัปเดตสถานะ
ขายสินค้าแบบมาตรฐาน
เริ่มจากใบเสนอราคา เมื่อลูกค้าตกลงแล้วจึงสร้างใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับภาษีต่อ และเมื่อรับเงินจริงแล้วค่อยออกใบเสร็จรับเงินเพื่อปิดงานอย่างเป็นลำดับ
หน้าสร้างใบแจ้งหนี้ (INV) และสรุปด้านข้าง
ตัวอย่างการสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ — เลือกคู่ค้า เติมรายการ แล้วตรวจ VAT และยอดรวมในแผงด้านข้างก่อนบันทึก
ติดตามการชำระเงิน
หมวดนี้ออกแบบมาสำหรับงานเก็บเงินโดยเฉพาะ ช่วยให้คุณดูว่าบิลไหนชำระแล้ว บิลไหนค้าง และควรติดตามลูกค้าคนใดก่อนโดยไม่ต้องค้นจากประวัติเอกสารทั้งระบบ
ใช้เมื่อไหร่
- อยากดูเฉพาะงานค้างชำระ
- มีลูกค้าหลายรายและเอกสารหลายฉบับ
- ต้องการอัปเดตสถานะการรับเงินอย่างต่อเนื่อง
ทำอย่างไร
- เข้าเมนูติดตามชำระเงิน
- คัดดูรายการที่ยังไม่ชำระหรือค้างชำระ
- เปิดดูรายละเอียดบิลที่ต้องตาม
- อัปเดตสถานะเมื่อมีการรับเงินแล้ว
เช็กบิลค้างของวันนี้
ถ้าคุณอยากรู้ว่าลูกค้าคนไหนยังไม่จ่าย ไม่จำเป็นต้องเปิดประวัติเอกสารทีละใบ ให้เข้าเมนูติดตามชำระเงินเพื่อโฟกัสเฉพาะรายการที่ยังต้องตามงาน
หน้าติดตามชำระเงิน
โฟกัสงานเก็บเงิน: กรองตามช่วงวันที่และสถานะ แล้วเปิดโซ่เอกสารได้จากรายการเดียวกัน
คลังสินค้า
ถ้าธุรกิจของคุณมีสินค้าคงคลังจริง หมวดนี้จะช่วยมองเห็นจำนวนคงเหลือ สินค้าที่ใกล้หมด และรายการที่ต้องระวังได้ชัดกว่าการมองจากหน้าสินค้าอย่างเดียว
เหมาะกับใคร
- ร้านหรือธุรกิจที่มีของจริงในคลัง
- ทีมที่ต้องเตือนเมื่อของใกล้หมด
- คนที่ต้องปรับ stock จากการนับของจริงเป็นระยะ
วิธีใช้งานพื้นฐาน
- เพิ่มสินค้าและเปิด stock เฉพาะรายการที่มีจำนวนจริง
- กำหนดจำนวนคงเหลือเริ่มต้นและ `minStock`
- เข้าเมนูคลังสินค้าเพื่อดูภาพรวมและสินค้าที่ต้องระวัง
- ถ้าต้องแก้จำนวน ให้ปรับ stock พร้อมระบุเหตุผล
สินค้ามีของจริง vs บริการ
สินค้าประเภทอุปกรณ์หรือวัสดุควรเปิด stock เพื่อดูจำนวนคงเหลือ แต่บริการอย่างค่าติดตั้งหรือค่าออกแบบไม่ควรเปิด stock เพราะไม่มีของจริงให้ติดตามจำนวน
ภาพรวมคลังสินค้า
ดูจำนวนคงเหลือและสินค้าใกล้หมดในที่เดียว — รายการที่เปิดสต็อกจากหน้าสินค้าจะปรากฏที่นี่
สินค้าบริการ vs สินค้ามีสต๊อก
เหมาะกับค่าติดตั้ง ค่าดูแลระบบ ค่าออกแบบ หรือค่าแรง ไม่ต้องเปิด stock เพราะระบบไม่ต้องติดตามจำนวนคงเหลือ
เหมาะกับของที่เก็บจริงในคลัง ควรเปิด stock และกำหนดจำนวนเริ่มต้นกับขั้นต่ำเพื่อช่วยให้ทีมมองเห็นของที่ต้องเติมได้เร็ว
ตั้งค่าและทดลองใช้งาน
ใช้หมวดนี้เมื่อต้องการปรับรูปแบบระบบให้เข้ากับธุรกิจของคุณ หรืออยากลอง flow ก่อนใช้งานจริง
ตั้งค่าระบบ
หน้าตั้งค่าคือจุดที่ช่วยทำให้การออกเอกสารในทุกวันเป็นมาตรฐานเดียวกัน เช่น รูปแบบเลขเอกสาร ภาษาเอกสาร สี หรือ template ที่ใช้บ่อย
ควรตั้งอะไรตั้งแต่ต้น
- รูปแบบเลขเอกสารและจำนวนหลัก
- ค่าเริ่มต้น VAT, WHT และภาษาเอกสาร
- template หรือรูปแบบเอกสารที่ใช้บ่อย
ทำไมสำคัญ
- ช่วยให้เอกสารออกมามาตรฐานเดียวกันทั้งทีม
- ลดเวลาตั้งค่าใหม่ทุกครั้งตอนออกเอกสาร
- ทำให้เลขเอกสารและหน้าตาเอกสารดูเป็นมืออาชีพ
ตั้งค่าก่อนเริ่มออกเอกสารจริง
ถ้าคุณรู้แล้วว่าบริษัทใช้ pattern เลขเอกสารแบบใด ใช้ภาษาเอกสารหลักเป็นภาษาไทยหรืออังกฤษ และมี template ประจำ ควรตั้งค่าให้เรียบร้อยก่อน เพื่อให้การออกเอกสารทุกใบต่อจากนี้เร็วขึ้นทันที
หน้าตั้งค่าระบบ
ตั้งค่าเลขเอกสาร ค่าเริ่มต้นภาษี ภาษาเอกสาร และรูปแบบให้ทีมใช้มาตรฐานเดียวกันก่อนออกเอกสารจริง
Sandbox ใช้อย่างไรให้คุ้มที่สุด
Sandbox เหมาะสำหรับการลองกดระบบโดยไม่กระทบข้อมูลจริง ช่วยให้คุณเห็น flow การทำงานก่อนเริ่มตั้งค่าบัญชีจริง และกลับมาอ่านคู่มือนี้ประกอบได้ทุกเวลา
ใช้ลองอะไรได้บ้าง
- ดู dashboard และเมนูหลักของระบบ
- ทดลอง flow เอกสารและงานพื้นฐาน
- ทำความเข้าใจว่าหน้าไหนใช้ทำอะไร ก่อนเริ่มใช้บัญชีจริง
ลำดับแนะนำ
- เปิด Sandbox และดูเมนูหลักก่อน
- ลองกดไปที่หน้าที่สนใจ เช่น เอกสาร สินค้า หรือชำระเงิน
- ถ้าไม่แน่ใจ ให้ย้อนมาอ่านหัวข้อนั้นในคู่มือนี้
- เมื่อเข้าใจ flow แล้วค่อยเริ่มใช้งานบัญชีจริง
อยากสอนทีมก่อนใช้งานจริง
คุณสามารถให้ทีมเริ่มจาก Sandbox เพื่อดูว่าระบบมีหน้าอะไรบ้าง จากนั้นค่อยแชร์คู่มือนี้เป็น reference ว่าหน้าไหนมีไว้ทำอะไรและต้องระวังอะไรบ้าง
หน้า Sandbox และลิงก์มาที่คู่มือนี้
ข้อมูลใน Sandbox เป็นตัวอย่างและบางส่วนถูกล็อกไว้ — ใช้ลอง flow ก่อน แล้วอ่านคู่มือประกบตามหน้าที่กำลังใช้
คำถามที่พบบ่อย
ถ้าคุณกำลังเริ่มต้นกับระบบและมีคำถามสั้น ๆ ส่วนนี้จะช่วยตอบคำถามยอดฮิตได้เร็วโดยไม่ต้องไล่อ่านทุกหมวดก่อน
ต้องตั้งค่าบริษัทก่อนออกเอกสารไหม
ควรตั้งค่าก่อน เพราะข้อมูลบริษัทจะถูกใช้ในหัวเอกสาร โลโก้ ผู้ลงนาม และข้อมูลการรับเงิน ถ้าไม่ตั้งค่า เอกสารจะดูไม่ครบถ้วน
ถ้ายังไม่มีสินค้า จะออกเอกสารได้หรือไม่
ทำได้ แต่ถ้าคุณเพิ่มสินค้าไว้ก่อน งานออกเอกสารจะเร็วกว่าและลดการพิมพ์ซ้ำอย่างชัดเจน
Sandbox ต่างจากบัญชีจริงอย่างไร
Sandbox ใช้เพื่อทดลอง flow โดยไม่กระทบข้อมูลจริง บางข้อมูลตัวอย่างจะถูกล็อกไว้ ส่วนบัญชีจริงจะให้คุณจัดการข้อมูลของตนเองได้เต็มรูปแบบ
ถ้าไม่ได้ใช้คลังสินค้า ต้องอ่านหมวด stock ไหม
ไม่จำเป็น ถ้าธุรกิจของคุณขายบริการล้วน คุณสามารถโฟกัสหมวดสินค้า งานเอกสาร และการรับเงินได้เป็นหลัก