เจาะลึกข้อกำหนดการเก็บรักษาเอกสารทางบัญชีสำหรับ SME ไทย: ต้องเก็บนานแค่ไหน เก็บแบบดิจิทัลได้หรือไม่ และมีโทษอย่างไรหากละเลย

ทำไมการเก็บรักษาเอกสารทางบัญชีจึงเป็นเรื่องที่ SME ไทยมองข้ามไม่ได้

เจ้าของธุรกิจ SME หลายรายให้ความสำคัญกับการจัดทำบัญชีและออกเอกสาร แต่กลับละเลยเรื่องการเก็บรักษาเอกสารหลังปิดงบไปแล้ว บางรายจัดเก็บกระจัดกระจายไว้ในกล่องกระดาษ บางรายทิ้งเอกสารเก่าหลังยื่นภาษีเสร็จ เพราะคิดว่าใช้เสร็จแล้วก็ไม่จำเป็นต้องเก็บอีก

ความจริงคือ การเก็บรักษาเอกสารทางบัญชีเป็นหน้าที่ตามกฎหมาย ไม่ใช่แค่เรื่องของการบริหารจัดการภายใน หากกรมสรรพากร กรมพัฒนาธุรกิจการค้า หรือสำนักงานประกันสังคมขอตรวจสอบย้อนหลัง แล้ว SME ไม่มีเอกสารแสดง ธุรกิจอาจต้องรับโทษปรับ ถูกประเมินภาษีย้อนหลัง หรือแย่กว่านั้นคือถูกเพิกถอนสิทธิ์การหักภาษีซื้อและค่าใช้จ่ายที่เคยใช้ลดหย่อนภาษีไปแล้ว

บทความนี้จะพาเจ้าของธุรกิจ SME ไทยไปทำความเข้าใจว่า กฎหมายไทยกำหนดให้ต้องเก็บเอกสารอะไรบ้าง เก็บนานเท่าไร เก็บในรูปแบบดิจิทัลได้หรือไม่ และมีบทลงโทษอย่างไรหากไม่ปฏิบัติตาม เพื่อให้ธุรกิจเดินหน้าอย่างถูกต้องและลดความเสี่ยงที่อาจกลายเป็นต้นทุนมหาศาลในอนาคต

กฎหมายไทยที่กำหนดหน้าที่การเก็บรักษาเอกสารทางบัญชี

ไม่มีกฎหมายฉบับเดียวที่ครอบคลุมทุกเรื่อง SME จึงต้องรู้ว่ามีหลายกฎหมายที่กำหนดหน้าที่การเก็บรักษาเอกสารในส่วนที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของตนเอง ต่อไปนี้คือฉบับหลักที่ต้องรู้

1. พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543

พ.ร.บ. การบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 14 กำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชีในรอบระยะเวลาบัญชีนั้น และต้องเก็บไว้ ณ สถานที่ประกอบธุรกิจ หรือสถานที่ที่แจ้งไว้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เพื่อให้พนักงานเจ้าหน้าที่สามารถตรวจสอบได้

คำว่า 'บัญชี' ตาม พ.ร.บ. นี้ครอบคลุมทั้งสมุดบัญชี เอกสารประกอบการลงบัญชี เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ สลิปโอนเงิน ใบเสร็จค่าสาธารณูปโภค รวมถึงรายงานการเงินและงบการเงินที่ยื่นต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

2. ประมวลรัษฎากร

ประมวลรัษฎากรกำหนดให้ผู้ประกอบการ VAT ต้องเก็บรักษาเอกสารที่เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม เช่น ใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และรายงานภาษีซื้อ-ภาษีขาย ไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับจากวันที่จัดทำเอกสารหรือวันที่ยื่นแบบ ภ.พ.30 แล้วแต่กรณี

นอกจากนี้ ผู้มีเงินได้ตามมาตรา 40(5)-(8) ที่มีหน้าที่เสียภาษีเงินได้ก็ต้องเก็บหลักฐานรายรับ-รายจ่ายไว้เพื่อพิสูจน์ให้สรรพากรตรวจสอบย้อนหลังได้ โดยทั่วไปกำหนดไว้ที่ 5 ปีนับแต่วันที่ยื่นแบบแสดงรายการภาษี

3. พระราชบัญญัติประกันสังคม พ.ศ. 2533

นายจ้างต้องจัดเก็บทะเบียนลูกจ้าง ทะเบียนค่าจ้าง และหลักฐานการนำส่งเงินสมทบไว้เพื่อให้สำนักงานประกันสังคมตรวจสอบได้ โดยปกติกำหนดให้เก็บไม่น้อยกว่า 2-5 ปี ขึ้นอยู่กับประเภทเอกสาร

4. พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541

นายจ้างต้องจัดทำและเก็บรักษาทะเบียนลูกจ้างและเอกสารเกี่ยวกับการจ่ายค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา และวันหยุด เพื่อให้พนักงานตรวจแรงงานตรวจสอบได้

แต่ละประเภทเอกสารต้องเก็บนานแค่ไหน

เพื่อให้เข้าใจง่ายขึ้น นี่คือสรุประยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารที่ SME ไทยควรรู้

• บัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชี – ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี (พ.ร.บ. การบัญชี มาตรา 14)
• ใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ – ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันที่จัดทำ (ประมวลรัษฎากร)
• รายงานภาษีซื้อ-ภาษีขาย – ไม่น้อยกว่า 5 ปี
• แบบ ภ.พ.30, ภ.ง.ด.1, ภ.ง.ด.51, ภ.ง.ด.50 และใบเสร็จรับเงินค่าภาษี – อย่างน้อย 5 ปี
• สัญญาเช่า สัญญาซื้อขายที่ดินและอสังหาริมทรัพย์ – ควรเก็บตลอดอายุสัญญาและต่อเนื่อง 5 ปีหลังสิ้นสุดสัญญา
• เอกสารประกันสังคม ทะเบียนลูกจ้าง – ไม่น้อยกว่า 2 ปี และแนะนำให้เก็บ 5 ปีขึ้นไปเพื่อความปลอดภัย
• เอกสารที่ดิน สัญญากู้ยืม สัญญาค้ำประกัน – เก็บตลอดอายุสัญญาและต่อเนื่องจนพ้นกำหนดอายุความ

ข้อควรระวัง: ระยะ 5 ปีที่กฎหมายกำหนดเป็น 'ขั้นต่ำ' เท่านั้น หากธุรกิจอยู่ในระหว่างการตรวจสอบย้อนหลัง การฟ้องร้อง หรือคดียังไม่สิ้นสุด ควรเก็บเอกสารไว้จนกว่าคดีจะจบสิ้น

เก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัลได้หรือไม่?

นี่คือคำถามยอดฮิตของ SME ยุคใหม่ คำตอบคือ ได้ แต่มีเงื่อนไข

กรมสรรพากรได้ออกข้อกำหนดเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โดยยอมรับให้ผู้ประกอบการเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลได้ หากเข้าเงื่อนไขสำคัญ ดังนี้

1. ต้องสามารถแสดงได้เมื่อร้องขอ – เจ้าหน้าที่ต้องสามารถเข้าถึงและพิมพ์เอกสารออกมาได้ภายในระยะเวลาที่เหมาะสม
2. ต้องเชื่อถือได้ – ไฟล์ต้องไม่ถูกแก้ไขดัดแปลงได้ง่าย มีระบบรักษาความปลอดภัย เช่น การใช้รหัสผ่าน การสำรองข้อมูล และการบันทึก Log การเข้าถึง
3. ต้องเก็บไว้ในประเทศไทย หรือเข้าถึงได้จากในประเทศ – กรณีเก็บในระบบคลาวด์ต่างประเทศ ต้องมั่นใจว่าสามารถดึงข้อมูลมาแสดงได้ทันทีเมื่อสรรพากรเรียกตรวจ
4. ต้องเก็บไฟล์ต้นฉบับ – ห้ามแก้ไข ถ่ายเอกสารทับซ้อน หรือลดขนาดไฟล์จนอ่านไม่ชัด

สำหรับ e-Tax Invoice (ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์) ที่ออกผ่านระบบที่ได้รับการรับรองจากกรมสรรพากร ผู้ประกอบการสามารถเก็บเป็นไฟล์ XML พร้อมลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ได้เลย โดยไม่ต้องพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษ ซึ่งช่วยประหยัดต้นทุนและพื้นที่จัดเก็บได้มหาศาล

หากธุรกิจของคุณกำลังมองหาโปรแกรมออกเอกสารออนไลน์ที่ช่วยจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบและเชื่อมต่อกับ Cloud ERP ได้ ลองดู โปรแกรมออกเอกสาร Grid Doc ที่ออกแบบมาเพื่อ SME ไทยโดยเฉพาะ

บทลงโทษหากไม่เก็บรักษาเอกสาร

หลายคนเข้าใจผิดว่าการไม่เก็บเอกสารเป็นเรื่องเล็ก แต่ความจริงแล้วมีโทษตามกฎหมายหลายชั้น

1. โทษตาม พ.ร.บ. การบัญชี

ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีที่ไม่เก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ หรือเก็บไว้ไม่ครบตามที่กฎหมายกำหนด ต้องระวางโทษปรับทางอาญา ซึ่งตามแนวปฏิบัติของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าอาจปรับได้ถึงหลักหมื่นบาท และหากตรวจพบว่าจงใจทำลายเอกสารเพื่อหลีกเลี่ยงการตรวจสอบ โทษอาจหนักขึ้น

2. ผลกระทบทางภาษี

นี่คือความเสี่ยงที่เจ็บที่สุด เพราะหากสรรพากรตรวจพบว่าค่าใช้จ่ายรายการใดไม่มีเอกสารหลักฐานประกอบ หรือเอกสารหาย สรรพากรมีสิทธิ์ตัดค่าใช้จ่ายนั้นออกทั้งหมด และประเมินภาษีย้อนหลังพร้อมเงินเพิ่ม 1.5% ต่อเดือน (สูงสุดไม่เกินเงินภาษีที่ต้องชำระ) ตัวอย่างเช่น หากใช้ค่าโฆษณา 500,000 บาทเป็นค่าใช้จ่ายแต่ไม่มีใบเสร็จรับเงินเก็บไว้ ธุรกิจอาจต้องจ่ายภาษีเพิ่มขึ้นอีกกว่า 100,000 บาท พร้อมเงินเพิ่มอีกหลายหมื่นบาท

3. ผลกระทบต่อภาษีซื้อ VAT

หากไม่มีใบกำกับภาษีซื้อที่ถูกต้องเก็บไว้ ภาษีซื้อที่เคยเคลมไปแล้วอาจถูกเรียกคืน พร้อมเบี้ยปรับและเงินเพิ่มตามประมวลรัษฎากร

4. ผลกระทบด้านเครดิตและโอกาสทางธุรกิจ

การขาดเอกสารอาจทำให้ไม่สามารถขอสินเชื่อจากธนาคาร เข้าร่วมโครงการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ หรือขอรับการส่งเสริมการลงทุนจาก BOI ได้

แนวปฏิบัติที่ดีสำหรับ SME ในการเก็บเอกสาร

เพื่อให้ธุรกิจเดินหน้าอย่างมั่นคง นี่คือแนวปฏิบัติที่แนะนำ

อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการเอกสารธุรกิจและ e-Tax Invoice ได้ที่ เว็บไซต์ Grid Doc

สรุป: เก็บเอกสารให้ครบ คือหลักประกันของธุรกิจ

การเก็บรักษาเอกสารทางบัญชีไม่ใช่เรื่องจุกจิก แต่เป็นหน้าที่ตามกฎหมายและเป็นหลักประกันให้ธุรกิจพร้อมรับการตรวจสอบทุกเมื่อ SME ที่เข้าใจข้อกำหนดและวางระบบจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบตั้งแต่ต้น จะประหยัดเวลา ประหยัดเงิน และหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่อาจกลายเป็นหายนะได้

การนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้ ไม่ว่าจะเป็นการสแกนเอกสาร การใช้ระบบออกเอกสารออนไลน์ หรือการเชื่อมต่อ Cloud ERP จะช่วยให้การจัดเก็บเป็นระเบียบมากขึ้น ลดต้นทุนกระดาษและพื้นที่ และทำให้พร้อมรับมือกับข้อกำหนดของสรรพากรได้อย่างสบายใจ

Photos by Mikhail Nilov on Pexels